ミスを減らす インテリアコーディネーターのお仕事
むかし、ハウスメーカーに勤めていたとき、いろいろミスをしました。お客様のところに、夜、上司と営業と一緒に謝罪に行ったこともあります。
先日ノートを整理したら、ハウスメーカーに勤めていた時のミスの記録のメモを、見つけました。恐る恐る、どんなミスをやらかしていたのか、振り返ってみることにしました。
過去の私のがていたミス
メモを見ると、下のようなミスをしていました。
・見積の間違い
・記入漏れ 図面に記入できていない
・確認漏れ お客様との確認が甘かった
・品番間違い
・指示間違い などです。
このころは、10件以上の物件を掛け持ちで担当していました。さらに週1日のお休みがやっと取れるぐらいで、朝から夜は9時ごろまで働くことも多かったです。特に最初のころは、どこに注意を払うべきか分からなかったことや、忙しくてしてしまったミスだったのではないかと思います。
特にエアコンと天井面が要注意
ミスとまではならないにしても、図面では、なかなか気づけないこともあり、現場でいろいろヒヤッとすることもありました。
現場で気づく納まりや干渉
エアコンの配管と雨どい位置
エアコンと換気扇
カーテンと家具
カーテンと網戸
シーリングファンと小屋束や梁といったもののの干渉や納まりです。
特にエアコンは、後でつけることが多いので、ひやひやすることが多かったです。その経験があり、エアコンは、かなり注意をして確認するようにしています。
ミスを減らすための取り組み
どうすれば、ミスが無くせるか、少なくできるか、途中で気づくことができるかということは本を読み、良さそうなことは試すようにしました。
私がミスを減らすために、取り組んだことは、「ミスをしやすい作業を見つけそしてそれについては、時間を確保するようにする」ということをしています。
私がミスをしやすい状況は、
見積書をつくるとき
仕様書を書くとき
図面を書くとき です。
さらに一番気を付けているのは、商品を手配する発注時です。ここで品番が間違っていないかが一番重要だと考えます。
余裕のある時間を確保する
見積や発注というミスをしやすい作業は、なるべく朝、たっぷり時間を確保して作業するようにしています。朝の方が、集中力があるからです。
また慌てて作業すると、ミスに気付かないことがあるため、時間をしっかりスケジュールに入れ邪魔されない環境で作業するようにしています。
2重に確認できるしくみをつくる
私はお金の計算が苦手なので、数字が間違わないよう気を付けています。見積書はエクセルを使っていますが、見積の横に別の計算式を入れ、大きな間違いが無いよう二重にチェックできるようにしています。
良く間違った品番につては、自信が全くないので、お客様への見積書をつくる時に、手元にサンプルやカタログを置いて品番を確認するだけでなく、発注前にも、手元にあるサンプル品番などを見ながら間違いないか確認をしています。自分で二重三重に確認するようにしています。
個人事業主だと、何か自分がミスしたら、自分で責任を取らないといけないので、何度も何度も見直しをしています。ここについては、非効率ですが、このチェックは自分の仕事にとって要となるところなので、必要時間として時間をかけ、納得できるまで確認するようにしています。
お客様と確認をとるため 議事録や記録をメールで連絡する
お客様と打合せしたことは、行き違いがないよう、議事録を打合せ後にお送りしています。打合せ時にその作業ができるといいのですが、打合せしながらですと、しっかりした議事録を書きながらが1人だと難しいときがあります。その時は打合せ時にメモ書きをし、打合せ後に打合せした内容をメールで送ります。メールで送ると、お客様と私の方にも記録も残り、検索もできます。
漏れを防ぐために、打合せのあとに事務整理をする時間をとる
記憶が新しい内に、打合せ事項を整理すると、思い出すのも早いので作業が早いです。
1日ぐらいだといいのですが、２，3日や1週間後にあらためてその作業をしようとすると、もう一度思い出さないといけないので、効率が悪く、忘れてしまうこともあります。特にリフォームや新築の場合、打合せ時に二転三転して内容が変わることもありますので、早めに打合せした項目をみて振り返ることで、漏れを防ぎます。
忘れ防止のために、スケジュールに落とし込む
打合せ後に今日の打合せした内容を振り返り、必要なアクションを書き出し、スケジュールに入れてしまいます。スケジュールに入れて置くと、忘れてたといことを防ぐことができるからです。
自分の勘を働かせるために余裕をもつ
いくら注意してもどうしても防ぐことができないものや気づけないものもあります。でもなるべくその状況を減らすために、時間に余裕があるスケジュールにしたり、気持ちに余裕をもてるスケジュールを組みます。会社勤めだとなかなか自分の思うように時間配分が難しいのですが、個人事業主、フリーランスだと調整できます。
いかがでしたでしょうか。自分のしやすいミスを見つけ、それをしにくい環境を作っていくことでミスを予防できます。いろいろな効率化をはかれる部分は、どんどん取り入れ、ミスを防ぐための作業や行動についてはたっぷり時間をとれるようにしていきます。
ミスをしたときの取り返す時間や費用に比べれば、予防のための時間は少なくてすみます。自分が気持ちよく働ける環境改善に取り組んでいきましょう。少しずつの改善でも、1年後には大きな変化になっています。
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